Pewnie nie raz i nie dwa uczestniczyłeś w konferencji. Zapewne wiesz jak ważnym aspektem jest dobre nagłośnienie, wygodna sala, działająca klimatyzacja i sprawna organizacja samego wydarzenia. Być może teraz ty stoisz przed wyzwaniem organizacji takiego eventu i chcesz się zapoznać z czynnikami odpowiadającymi za sukces. Jednym z nich jest z pewnością idealne nagłośnienie, które zapewnią nam różnego rodzaju urządzenia do sal konferencyjnych. Co warto o nich wiedzieć?
Nagłośnienie na miarę XXI wieku
Kiedy wyszukujemy fraz dotyczących nagłośnienia sali konferencyjnej, zapewne prędzej czy później natkniemy się na twierdzenie, że nie ma idealnego, uniwersalnego rozwiązania dla wszystkich pomieszczeń. Każde ma bowiem inną powierzchnię, akustykę, czy znajdują się w mniej lub bardziej ruchliwym miejscu. Niektóre są świetnie wyciszone, inne niestety absorbują wszystkie dźwięki z zewnątrz. Dlatego każdą salę dobrze jest osobiście przetestować, bądź przynajmniej wybrać się na oględziny. Warto sprawdzić czy posiada odpowiednie urządzenia do sal konferencyjnych. Dopiero wtedy będziemy mieć pewność, że wybraliśmy odpowiedni obiekt.
W zależności od tego, jak zbudowana jest sala konferencyjna, to różny typ nagłośnienia będzie się tam sprawdzał najlepiej. Inaczej bowiem głos rozchodzi się w salach podobnych do tych kinowych, inaczej w mniejszych pomieszczeniach, gdzie krzesła i stoły są ułożone w kształt litery U, a jeszcze inaczej na eventach stojących. Jedno jest natomiast pewne – dobre nagłośnienie musi być słychać wszędzie – niezależnie od tego, w którym kącie Sali staniemy.
Profesjonalna firma – kiedy potrzebna?
Na rynku funkcjonuje wiele przedsiębiorstw, które zajmują się nagłośnieniem na konferencjach, spotkaniach branżowych czy eventach firmowych. Część firm organizujących takie meetingi korzysta ze sprzętu dostępnego na sali konferencyjnej – zazwyczaj każda jest w taki lepiej lub gorzej wyposażona. Wtedy dobrze jest zorientować się, czy będziemy musieli obsłużyć urządzenia do sal konferencyjnych sami, czy może jest dedykowany do tego pracownik.
Natomiast jeżeli konferencja, którą się zajmujemy, jest dużym wydarzeniem i chcemy być postrzegani w pełni profesjonalnie, to dobrze jest zatrudnić profesjonalistów – osoby, które ocenią czy przy naszym zapotrzebowaniu (rodzaj eventu, ilość osób, dostępna sala, projekcje multimedialne) obecny sprzęt na sali będzie wystarczający, czy trzeba coś dołożyć. Nie chcemy bowiem sytuacji, w której spięcie instalacji wyłączy nam mikrofony, a uczestnicy będą musieli długo czekać na wznowienie prelekcji.
Należy przy tym pamiętać, że dzisiejsze konferencje to nie tylko mikrofon i dobry prowadzący, ale także efekty wizualne, wyświetlanie różnych filmów, materiałów, czy transmisje na żywo. Aby wszystko ze sobą współgrało, zazwyczaj potrzebujemy osób, które zajmą konkretnie tym tematem. Wszystko powinno odbywać się sprawnie – dzięki temu możemy liczyć na lepszą opinię wśród zaproszonych gości. Wiążą się z tym oczywiście dodatkowe koszty – jednak lepiej jest być pewnym osób, z którymi współpracujemy, niż później przy całej sali przepraszać za utrudnienia.
Zorganizowanie dobrej konferencji łączy się z zapewnieniem odpowiedniego nagłośnienia. Jest to ważny element wydarzenia, odpowiadający za jego sprawne przeprowadzenie. Dlatego postawmy w tym obszarze na profesjonalny dźwięk, z którego będą się cieszyć zarówno uczestnicy konferencji, jak i my, jako organizatorzy.